Инвентаризация кассы и бланков строгой отчетности

Инвентаризация кассы и бланков строгой отчетности осуществляется с целью сверки наличности с данными учета, отраженными в кассовой книге (как остаток на конец дня) и контроля за сохранностью наличных средств на предприятии. Эта статья поможет бухгалтеру оформить результаты такой инвентаризации, а комиссии — осуществить ее.

Сроки проведения инвентаризации

В соответствии с п. 7 Положения №637, выполнение кассовой дисциплины контролируется посредством:

плановой инвентаризации — проводится 1 раз в квартал;

неплановой инвентаризации — проводится:

1) в случаях нарушения финансовой дисциплины со стороны кассира;

2) при замене кассира.

Документальное оформление

Согласно Инструкции №69, инвентаризацию на предприятии проводят в установленные сроки на основании приказа руководителя, составленного в произвольной форме (см. образец 1 на с. 23). До начала инвентаризации у материально ответственного лица (далее — МОЛ) берется расписка.

Помните, что руководитель предприятия заключает письменный договор о полной материальной ответственности за сохранность всех принятых денежных средств, ценных бумаг, денежных документов:

— с кассиром;

— в случае временной замены кассира (в связи с болезнью и т.п.) — с другим работником;

— если в штатном расписании предприятия не предусмотрена должность кассира — с бухгалтером.

Напоминаем, что все ценности и денежные средства должны храниться в металлическом сейфе кассы предприятия (не учитывая средств в кассе на момент проверки).

Начало инвентаризации

Касса. Комиссия в утвержденном приказом составе начинает инвентаризацию кассы с покупюрного пересчета наличных средств с записью последних номеров приходного и расходного кассовых ордеров. Если на предприятии применяется РРО, то сверяется сумма имеющейся наличности с суммой, указанной в отчете РРО (в РК и КУРО) и т.п.

Помните: превышение лимита в кассе при инвентаризации может быть только в день выплаты заработной платы, отпускных и денег, предназначенных для командировки. Проверяя выполнение лимита кассы, необходимо учесть п. 5.10 Положения №637, а именно: наличные средства не считаются сверхлимитными в день их поступления, если они были сданы в сумме, превышающей установленный лимит кассы, в обслуживающие банки не позднее следующего рабочего дня банка или были использованы предприятием (без предварительной сдачи их в банк и одновременного получения из кассы банка на указанные нужды) на следующий день на хозяйственные нужды.

Бланки строгой отчетности. Инвентаризацию бланков строгой отчетности комиссия начинает с проверки ценных бумаг (акции, облигации, сберегательные сертификаты, приватизационные бумаги и т.п.) по отдельным эмитентам с указанием названия, серии, номера, номинальной и балансовой стоимости и сроков их погашения. Если предприятие передало ценные бумаги на хранение банку, то их инвентаризация заключается в сверке остатков, отраженных на соответствующих счетах, с данными выписок банка.

Что проверяют

Касса. Комиссия проверяет оприходование и списание денежных средств. Большое значение имеет оформление и правильное ведение кассовой книги, поскольку:

2) записи в ней осуществляются под копировальную бумагу одновременно на двух страницах, с указанием одного номера, одна из страниц отрывается и прилагается к приходным и расходным кассовым ордерам — является отчетом кассира и сдается в бухгалтерию;

Что еще проверяет комиссия в кассовой книге и кассовых документах, см. в таблице 1 на с. .

Бланки строгой отчетности. Во-первых, комиссия проверяет оформление ценных бумаг и реальность их отражения в балансе предприятия. Во-вторых, проводит проверку движения бланков строгой отчетности, ведения журнала регистрации, а также правильность и своевременность оформления актов на списание бланков строгой отчетности.

Отражение результатов инвентаризации

Результаты инвентаризации (в т.ч. выявление недостачи или излишка ценностей и денежных средств в кассе) заполняются в акте о результатах инвентаризации имеющихся денежных средств (см. образец 2 на с. 24) и Инвентаризационной описи ценностей и бланков строгой отчетности. В случае движения ценностей и бланков строгой отчетности во время инвентаризации на последней странице формы (перед подписью главы комиссии) предусмотрены свободные строки для записи последних номеров документов.

Акт составляют в двух экземплярах: первый — для бухгалтерии, а второй — для МОЛ, принимающего ценности на ответственное хранение. Иногда, в случае изменения МОЛ, для другого МОЛ, принимающего ценности, выписывается третий экземпляр.

Акт обязательно подписывается членами инвентаризационной комиссии и МОЛ с указанием результатов инвентаризации — суммы недостачи или излишка. Необходимо также указать обстоятельства их возникновения.

Напоминаем, что наличность, хранящаяся в кассе, но не подтвержденная кассовыми документами, считается излишком, который оприходуется в кассе и зачисляется в доход предприятия. Сумма недостачи взыскивается с виновного лица. В таблице 2 приведены бухгалтерские проводки в случае отражения результатов инвентаризации.

Ответственность

В соответствии со ст. 1642 КоАП, несвоевременное или некачественное проведение инвентаризации денежных средств, нарушение правил ведения кассовых операций, препятствование работникам государственной контрольно-ревизионной службы в проведении ревизий и проверок, непринятие мер по возмещению с виновных лиц убытков от недостач, растрат, краж и бесхозяйственности, влекут за собой наложение штрафа от:

— 8 до 15 н.м.д.г. (от 136 до 255 грн);

— 10 до 20 н.м.д.г. (от 170 до 340 грн), если такие же действия совершены лицом второй раз в течение года.

Основанием для вычета из заработной платы работника размера причиненного ущерба, не превышающего среднего месячного заработка, является распоряжение руководителя предприятия, которое издается не позднее двух недель со дня выявления причиненного работником ущерба.

Размер убытков от расхищения, недостачи, уничтожения (порчи) бланков ценных бумаг и документов строгой отчетности исчисляется с применением коэффициента:

5 — к номинальной стоимости, указанной на бланках ценных бумаг и документов строгого учета, или к стоимости документов строгого учета;

50 — к стоимости приобретения (изготовления) бланков ценных бумаг и документов строгого учета, на которых не указана номинальная стоимость или стоимость которых не установлена законодательством.

Таблица 1

Что проверяет комиссия в кассовой книге и кассовых документах Осуществляя инвентаризацию кассы, комиссия проверяет: Реквизиты: Наличие, оформление и правильность ведения кассовой книги.

При автоматизированном ведении кассовой книги проверяют правильность работы программных средств обработки кассовых документов

- Оформление кассовых операций по приему и выдаче наличных средств (в т.ч. по срокам) по каждому приходному и расходному кассовому ордеру;

- правильность подсчета в кассовой книге фактических остатков наличности в кассе на конец дня

Приходные и расходные кассовые ордера и расходные ведомости - Проставление необходимых дат, номеров, сумм;

- указание оснований для их выписки;

- оттисков печатей и штампов и т.п.

Журналы регистрации приходных и расходных кассовых документов

Книги учета принятых и выданных кассиром денег

- Правильность ведения, соответствие между корреспонденцией счетов, внесенных в кассовую книгу и указанных в кассовых ордерах;

- наличие необходимых документов, прилагаемых к кассовым ордерам (заявления, накладные, счета, справки и т.п.), и отметок об их погашении, а также остатке наличности в кассе с книгами учета

Таблица 2

Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете № п/п Содержание хозяйственной операции Кореспонденция счетов Д-т К-т 1. Списана недостача денежных средств на материально ответственное лицо 375 301 2. Сумма недостачи (возмещения) удержана из заработной платы материально ответственного лица 661 375 3. Материально ответственное лицо внесло сумму недостачи в кассу 301 375 4. Оприходование излишка в кассу и внесение в доход предприятия 301 74

Нормативная база

• Постановление №283 — Постановление КМУ от 19.04.93 г. №283 «Об установлении порядка изготовления бланков ценных бумаг и документов строгого учета».
• Инструкция №69 — Инструкция по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств, документов и расчетов, утвержденная приказом Минфина от 11.08.94 г. №69.
• Положение №637 — Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления Национального банка Украины от 15.12.2004 г. №637.

Что является бланками строгой отчетности

Номенклатура бланков ценных бумаг и документов строгого учета, изготовляемых по лицензии Минфина

I. Бланки ценных бумаг:

— акции;

— облигации внутренних республиканских и местных займов;

— казначейские обязательства республики;

— сберегательные сертификаты;

— приватизационные бумаги;

— другие бланки, предусмотренные действующим законодательством.

II. Бланки документов строгого учета:

— документы, удостоверяющие личность, событие, право, образование, трудовой стаж и т.п. (паспорт; свидетельства о рождении, браке и расторжении брака, изменении фамилии, имени, отчества; трудовая книжка и вкладыш к ней; удостоверения водителя, служебные, военные, ветеранов, инвалидов; дипломы об образовании, присвоении звания; пенсионная книжка; пенсионные листки, листки временной нетрудоспособности и прочие);

— проездные документы (билеты на проезд в железнодорожном, морском, речном и воздушном транспорте; документы на перевозку грузов; товарно-транспортные накладные на перемещение спирта этилового, высокооктановых кислородосодержащих примесей и алкогольных напитков; военные проездные документы и прочие);

— знаки почтовой уплаты (почтовые марки, конверты с марками, открытки с марками);

— документы, обслуживающие денежное обращение (книжки сберегательные, чековые, депозитные); чеки денежные, имущественные, расчетные; бланки финансирования, страхования; аккредитивы; марки налоговые, таможенные; поручения на выдачу денежных средств, пенсий, имущества; сертификаты качества, на право вывоза и ввоза; полисы страхования; лицензии и другие;

— бланки билетов тиражных и мгновенных лотерей.

Приложение к Постановлению №283

Светлана Щербина, «Дебет-Кредит»