Действительно, случаи смены фамилии работниками не так уж и редки. Причем касается это не только женщин, но и мужчин. Работники меняют фамилию по разным причинам: в результате заключения или расторжения брака, вследствие психологического дискомфорта из-за странной, смешной, неблагозвучной фамилии либо в угоду определенной сфере деятельности и т. д. Для нас же главное, что смена работником фамилии влечет необходимость внесения изменений в кадровые документы. Но до этого работник, сменивший фамилию, должен ряд вопросов, связанных с произошедшим событием, решить самостоятельно.
ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ
При изменении работником фамилии одни кадровые документы нуждаются в переоформлении, другие - во внесении изменений в них
Во-первых, конечно же, гражданин, поменявший фамилию, обязан самостоятельно позаботиться о внесении изменений в документы, оформленные на его прежнее имя:
• паспорт гражданина РФ;
• заграничный паспорт;
• водительское удостоверение;
• свидетельство ИНН (если оно оформлено).
Во-вторых, о смене фамилии гражданин, состоящий в трудовых отношениях, должен уведомить работодателя.
А вот дальше уже работодатель будет отвечать за внесение изменений в кадровые документы. Порядок действий в подобных ситуациях в законе не прописан. Предлагаем вам своеобразную «шпаргалку», имея которую под рукой, вы никогда не забудете о том, когда и какие документы работника следует переоформить, а в какие внести изменения.
Изменение фамилии = изменение персональных данных
Смену имени, фамилии, отчества работника следует рассматривать как изменение его персональных данных.
Работодатель, получивший определенные сведения о работнике, использует их, в частности, при начислении заработной платы, расчете взносов в Пенсионный фонд РФ, т. е. обрабатывает персональные данные.
Обработка (получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование) персональных данных может осуществляться как с помощью программного обеспечения (например, в программе «1С: Зарплата и Управление персоналом 8. Базовая версия»), так и без такового.
Порядок работы с персональными данными сотрудников без использования средств ЭВМ определен постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации».
ЭТО ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ
Любое лицо, достигшее возраста 14 лет, вправе переменить свое имя (п. 2 ст. 19 Гражданского кодекса РФ, п. 1 ст. 58 Федерального закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния»).
Имя гражданина включает в себя фамилию и собственно имя, а также отчество, если иное не вытекает из закона или национального обычая. Смена имени не является основанием для прекращения или изменения прав и обязанностей, приобретенных под прежним именем
Работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области (п. 8 ст. 86 Трудового кодекса РФ, далее - ТК РФ). Это может быть отдельный локальный нормативный акт компании - Положение об обработке и защите персональных данных работников, Положение об организации работы с персональными данными работников и ведении их личных дел - либо самостоятельный раздел об обработке и защите персональных данных работников, содержащийся в другом локальном нормативном акте, например в Правилах внутреннего трудового распорядка.
Именно этими документами должен руководствоваться работодатель в случае смены работником фамилии и необходимости внесения изменений во многие кадровые, бухгалтерские и иные документы, содержащие персональные данные.
ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ
Персональные данные работника – информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника (ст. 85 ТК РФ)
Персональные данные работника содержатся в кадровых и бухгалтерских документах, и в случае их изменения требуется вносить изменения и в личные документы работника, в учетные документы, в регистрационные формы, например:
• в трудовую книжку работника;
• в Книгу учета движения трудовых книжек;
• в личную карточку работника (форма № Т-2);
• в лицевой счет (форма № Т-54);
• в трудовой договор
Вносим изменения в документы
Сразу отметим, что независимо от должности, которую занимает работник, его пола и возраста общий порядок внесения изменений в документы в связи со сменой фамилии будет одинаковым. Дополнительные нюансы возникают, если фамилию меняют руководитель организации или главный бухгалтер. Но об этом мы поговорим в другой раз.
Итак, как мы уже сказали, для того чтобы были внесены изменения в кадровые документы, работник, сменивший фамилию, первым делом должен уведомить об этом работодателя.
НЕ ЗАБЫТЬ!
Ознакомить работников с локальными нормативными актами, устанавливающими порядок обработки их персональных данных, под роспись при приеме на работу (до подписания трудового договора)
На практике в этих целях чаще всего оформляется заявление работника (пример 1). К такому заявлению он может приложить копии документов, подтверждающих изменение фамилии (паспорта, свидетельств о регистрации брака, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени или отчества и др.). Спросите, где это написано? Нигде. Закон такую обязанность работника не устанавливает. Поэтому оформление работником письменного заявления - не обязательный, но целесообразный шаг, который в интересах и работника, сменившего фамилию, и работодателя.
Написание работником заявления с просьбой об изменении фамилии в кадровых документах необходимо во избежание недоразумений с перечислением платежей в бюджет, зарплаты на банковскую карточку, страховых взносов в Пенсионный фонд РФ, ФСС России, ФФОМС, с действительностью пенсионного страхового свидетельства, страховых полисов обязательного медицинского страхования (далее - ОМС) и дополнительного медицинского страхования и других документов, за оформление которых отвечает работодатель.
НАШ СОВЕТ
Закрепите обязанность работников сообщать работодателю о смене их персональных данных в локальном нормативном акте, например в Положении об обработке и защите персональных данных работников
Чтобы в будущем не возникало проблем и лишних вопросов, обязанность работника по своевременному уведомлению работодателя в случае изменения персональных данных и сам порядок такого уведомления лучше всего зафиксировать в локальном нормативном акте - Положении об обработке и защите персональных данных работников компании.
Итак, вы получили заявление работника об изменении его персональных данных. Что делать дальше?
На заявлении работника руководитель проставляет резолюцию, которой назначает работника, ответственного за внесение изменений в кадровые и бухгалтерские документы, и устанавливает сроки.
На основании заявления работника издается приказ по личному составу о внесении изменений в учетные документы (пример 2).
После издания такого приказа сотрудник, ответственный за обработку персональных данных, начинает работу по внесению изменений и переоформлению документов работника.
Вносим изменения в трудовую книжку
Личным документом работника, который хранится у работодателя и в который, несомненно, следует внести изменения, является трудовая книжка.
Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее - Правила).
Сведения о работнике записываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. При этом фамилия, имя и отчество работника указываются полностью, без сокращений и замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Обутверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек», далее - Инструкция). Указанные сведения вносятся в трудовую книжку на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.).
В том случае, если фамилия сотрудника изменилась, необходимо на титульном листе одной чертой зачеркнуть прежнюю фамилию и указать рядом новую фамилию (п. 26 Правил). При этом на внутренней стороне обложки трудовой книжки делаются ссылки на соответствующие документы с указанием их реквизитов (например, свидетельство о заключении брака, паспорт и др.) и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью работодателя (п. 2.3 Инструкции) (пример 5).
В ТО ЖЕ ВРЕМЯ...
На практике много споров вызывает вопрос о необходимости внесения изменений в трудовой договор и об оформлении этой процедуры в связи с изменением фамилии работника.
Мнение 1. Одни специалисты говорят о том, что фамилия (имя, отчество) являются не обязательными для включения в трудовой договор условиями, а сведениями о работнике. Изменение таких сведений не является предметом договоренности сторон, а значит, при изменении фамилии в заключении дополнительного соглашения к трудовому договору нет необходимости. Что следует делать в этих случаях? Можно воспользоваться нормой ч. 3 ст. 57 ТК РФ («недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора») и поступать аналогично в случае изменения сведений о работнике, т. е. вносить изменения в текст трудового договора (в оба экземпляра) и при этом заверять вновь внесенные сведения подписями сторон - работника и работодателя (пример 3).
Мнение 2. Однако существует и другая точка зрения. Так как ч. 3 ст. 57 ТК РФ содержит правила внесения в текст договора только недостающих сведений, то при изменении сведений нужно заключать дополнительное соглашение, даже если по сути вносимые изменения не являются предметом соглашения сторон договора (пример 4). Полагаем, что на практике могут быть использованы оба этих способа внесения изменений в трудовой договор работника.
ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ
Инструкцией не предусмотрен порядок действий в том случае, если места на титульном листе или внутренней стороне обложке больше нет. Однако в п. 38 Правил говорится, что, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш.
Таким образом, если на титульном листе трудовой книжки нет больше места для внесения сведений о работнике или на внутренней стороне обложки невозможно сделать уточняющие записи, то для изменения сведений о владельце трудовой книжки сначала необходимо вшить вкладыш, а затем заполнить титульный лист вкладыша
Полагаем, что аналогичные изменения также должны быть внесены в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, форма которой утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.
Работник кадровой службы должен зачеркнуть прежнюю фамилию сотрудника и вписать новую, а затем заверить эту запись своей подписью и проставить дату (пример 6). На полях Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них можно сделать ссылку на документ, на основании которого внесены изменения.
Вносим изменения в личную карточку работника
Форма личной карточки работника (№ Т-2) утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее - Постановление № 1).
Изменения в личную карточку работника вносятся следующим образом: прежнюю фамилию следует зачеркнуть одной чертой и рядом или сверху (в зависимости от наличия свободного места) указать новую. Исправления заверяются подписью уполномоченного лица и указывается дата внесения изменений (п. 1 Указаний, утв. Постановлением № 1.).
Сведения о документах, на основании которых были изменены сведения о работнике (свидетельство о заключении брака и др.), могут быть записаны в разделе Х личной карточки работника «Дополнительные сведения» (пример 7).
Вносим изменения в другие кадровые и учетные документы
Персональные данные работника изменяются также в следующих документах:
• в лицевом счете по форме № Т-54 или № Т-54а (утв. Постановлением № 1);
• в графике отпусков по форме № Т-7 (утв. Постановлением № 1);
• в табеле учета рабочего времени и расчета оплаты труда (формы № Т-12 и № Т-13) (утв. Постановлением № 1);
• в налоговой карточке по учету доходов и налога на доходы физических лиц по форме № 1-НДФЛ (утв. приказом МНС России от 31.10.2003 № БГ-3-04/583) либо по самостоятельно разработанной форме (письмо Минфина России от 21.01.2010 № 03-04-08/4-6);
• в карточке индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов по форме, приведенной в совместном письме Пенсионного фонда РФ и ФСС России от 26.01.2010 № АД-30-24/691, от 14.01.2010 № 02-03-08/08-56П.
Изменения в эти документы вносятся аналогично изменениям в личной карточке работника, т. е.:
• если документация ведется в бумажном виде, то старые данные зачеркиваются и вписываются новые с соответствующей ссылкой и заверительной подписью сотрудника, ответственного за внесение изменений в документы;
• если используются электронные носители, то в программе просто заменяются персональные данные.
В случае, если фамилию сменил работник, являющийся материально ответственным лицом, также следует внести изменения в договоры о полной материальной ответственности и выдать новые доверенности.
Меняем документы
Однако есть ряд документов, в которые изменения вносить нельзя. В случае смены фамилии эти документы должны быть заменены.
Замена свидетельства обязательного пенсионного страхования
Работодатель должен сообщать в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ об изменении сведений, указываемых в индивидуальном лицевом счете застрахованного лица. Требование распространяется на всех работников (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», далее - Закон № 27-ФЗ).
ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ
Замена страхового пенсионного свидетельства работнику, сменившему фамилию, – обязанность работодателя
Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования подлежит обмену, в частности в случае изменения фамилии, имени, отчества, даты рождения, места рождения или пола застрахованного лица. Его форма (АДИ-1) утверждена постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31.07.2006 № 192п «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и инструкции по их заполнению» (далее -Постановление № 192п).
Для обмена страхового свидетельства застрахованное лицо (работник) должно заполнить Заявление об обмене страхового свидетельства по форме № АДВ-2 (утв. Постановлением № 192п).
При оформлении формы № АДВ-2 необходимо внести следующие данные:
• страховой номер;
• данные, указанные в страховом свидетельстве (фамилия, имя, отчество);
• данные документа, удостоверяющего личность;
• дата заполнения.
В свою очередь, в строках «Новые анкетные данные» прописываются только те сведения, которые изменились (п. 21 Постановления № 192п).
Пример заполнения формы № АДВ-2 приведен в Приложении 2 к Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, утв. Постановлением № 192п. Документ заполняется печатными буквами.
Допускается заполнение этого заявления кадровыми либо другими службами, уполномоченными работодателем.
Если застрахованное лицо не имеет возможности лично заверить заявление по причине длительного (свыше одного месяца) нахождения в командировке, длительной болезни или по иной причине, то страхователь (работодатель) указывает эту причину в документе, который заверяет сам.
ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ
Срок для принятия территориальным органом Пенсионного фонда РФ решения об обмене страхового заявления от страхователя (работодателя) – один месяц с момента получения заявления (пп. 23–25 Инструкции № 318)
Далее работодатель в течение двух недель направляет это заявление в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ вместе с описью передаваемых документов по форме № АДВ-6-1, утв. Постановлением № 192п (п. 24 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей обязательного пенсионного страхования, утв. постановлением Правительства РФ от 15.03.1997 № 318, далее -Инструкция № 318).
В случае обмена страхового свидетельства работник Пенсионного фонда отражает все изменения в индивидуальном лицевом счете застрахованного лица и выдает новое страховое свидетельство с тем же номером индивидуального лицевого счета (п. 4 ст. 7 Закона № 27-ФЗ). При этом ранее выданное свидетельство остается в Пенсионном фонде.
Страхователь (работодатель), в свою очередь, обязан выдать новое свидетельство сотруднику, сменившему фамилию, в недельный срок со дня его получения. О получении свидетельства сотрудник расписывается в сопроводительной ведомости (пп. 11, 24, 25 Инструкции № 318), которую нужно вернуть в Пенсионный фонд в месячный срок после получения этого документа (п. 14 Инструкции № 318).
Таким образом, заменой страхового пенсионного свидетельства работника, сменившего фамилию, занимается страхователь, т. е. работодатель. Работник должен сдать старое страховое пенсионное свидетельство в отдел кадров и оформить заявление о его обмене. Дальнейшие действия (передача документов в территориальный орган Пенсионного фонда РФ, получение нового свидетельства) предпринимает работодатель. Новое страховое свидетельство работник получает в отделе кадров.
Замена страхового медицинского полиса
Полис ОМС - это документ, который дает гражданину право на получение бесплатной медицинской помощи на всей территории России (ч. 3 ст. 5 Закона РФ от 28.06.1991 № 1499-1 «О медицинском страховании граждан в Российской Федерации»).
Порядок выдачи и обмена страховых медицинских полисов определяется Договором обязательного медицинского страхования, заключенным с соответствующей страховой компанией. Типовая форма такого договора утверждена постановлением Правительства РФ от 11.10.1993 № 1018 «О мерах по выполнению Закона Российской Федерации "О внесении изменений и дополнений в Закон РСФСР "О медицинском страховании граждан в РСФСР"».
При заключении этого договора работодатель представляет страховой компании списки застрахованных лиц с указанием фамилии, имени, отчества и других данных о работниках. Страховая компания выдает полисы ОМС на каждого работника, включенного в список. Поэтому о смене фамилии работника работодателю необходимо сообщить страховой компании и переоформить полис ОМС на новую фамилию, чтобы у работника не было проблем при обращении за медицинской помощью.
Отметим, что в законодательстве об ОМС не закреплена обязанность работодателя подать заявление в страховую компанию об обмене полиса ОМС. Но на практике кадровые службы компаний сами обращаются с заявлением об обмене полисов ОМС для своих сотрудников.
Итак, мы постарались представить вам полную картину того, как оформить документы при смене работником фамилии. Надеемся, это поможет вам в вашей работе.
Заявление работника об изменении персональных данных
Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные
Трудовой договор с внесенными изменениями в сведения о работнике
Дополнительное соглашение к трудовому договору
Запись об изменении фамилии на титульном листе трудовой книжки работника
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (фрагмент)
Личная карточка работника (фрагмент)
